Электронная очередь - это комплекс средств аппаратного и программного обеспечения, позволяющий оптимизировать управление потоками посетителей. Внедрение электронной системы управления очередью будет всегда актуально для организаций, деятельность которых связана с оказанием услуг большому количеству клиентов.

Такие системы позволяют клиентам быстро, без проволочек получать доступ к услугам специалистов. Подобные решения удобны как для потребителя, так и для самих организаций, которые получают возможность оптимизировать работу своих сотрудников.

Системы электронных очередей в настоящее время используются банками, операторами связи, почтовыми отделениями, медицинскими учреждениями, супермаркетами, страховыми компаниями, учебными заведениями. Очень большой круг потенциальных клиентов - это государственные учреждения, такие, как налоговые инспекции, фонды социального страхования, пенсионные фонды,центры занятости, ФМС, МРЭО ГИБДД. 

Плюсов использования системы множество. Клиентам не приходится стоять в очередях, поскольку система позволяет рассчитывать и информировать клиентов о приблизительном времени ожидания. 

Также электронная очередь позволяет избегать столпотворения и толчеи возле стойки или двери кабинета, которая задерживает работу сотрудников, отнимает время у самих клиентов, создает нервозную и неприятную атмосферу. Время обслуживания клиентов сокращается так же за счет того, что посетители автоматически перенаправляются системой или оператором к нужному специалисту, а сотрудник при этом видит количество клиентов в очереди и может планировать свое время работы.

Система электронной очереди обеспечивает:

- организацию процесса обслуживания клиентов на самом высоком уровне;

- улучшение имиджа организации за счет сокращения "живых" очередей, создания более комфортных условий ожидания для клиентов, придания офису современного вида;

- оптимизация нагрузки на операторов и улучшение условий их работы;

- оперативное управление процессом обслуживания клиентов путем перераспределения клиентских потоков и ресурсов отдела обслуживания;

- индивидуальный подбор различных вариантов построения системы за счет широкого выбора комплектующих (светодиодных табло или плазменных панелей, сенсорных мониторов и номерковых терминалов различного дизайна, физических или виртуальных пультов рабочего места специалиста); 
- эффективное управление персоналом и выполняемыми им функциями без перенастройки рабочих мест;

- организацию рабочего место руководителя, позволяющего в реальном масштабе времени наблюдать за работой системы, анализировать работу персонала и всего офиса в целом;

- невысокие затраты на эксплуатацию системы, так как не требуется постоянного внимания IT отдела, а так же стандартные расходные материалы для терминалов выдачи талонов с указанием номера очереди.

Преимущества использования системы:

Для клиентов - посетители избавлены от утомительного ожидания в очереди. Взяв талон с номером очереди, он может спокойно ожидать вызова системы, например сидя в кресле и читая журнал или газету. Применение системы позволяет сохранять конфиденциальность общения клиента и сотрудника, так как приглашение осуществляется по номеру, а не по персональным данным. При наличии соответствующей комплектации системы посетители могут "занимать очередь" так же по телефону и посредством интернет-доступа.

Для персонала - система позволяет значительно улучшить условия труда, избегать стрессовых нагрузок и обеспечить комфортное общение с клиентами. Операторы всегда знают, сколько клиентов ожидают своей очереди. При регистрации клиента с введением своих персональных данных (например при получении документов в МРЭО ГИБДД) персонал имеет возможность своевременно подготовиться к очередному клиенту. При этом, исключается возможность популярной в настоящее время среди некоторых предприимчивых людей "продажи очереди".

Для администрации - система позволяет эффективно планировать работу, поддерживать дисциплинированность сотрудников. Так же система позволяет оценивать и перераспределять нагрузку на персонал организации. А статистические данные системы важны для принятия решений по работе с клиентами. Наличие такой системы повышает имидж Компании.

Принцип работы системы электронной очереди достаточно прост.

При входе в офис обслуживания установлен специальным терминал. Терминал может быть исполнен в напольном или настольном варианте, или установлен на стене. Рабочие места специалистов оснащены специальными пультами вызова клиентов или автоматизированными рабочими местами (специализированная программа, установленная на персональных компьютерах специалистов). Система позволяет так же дополнительно устанавливать и информационное табло над рабочим местом каждого сотрудника, на котором высвечивается номер очередного посетителя, приглашенного или уже обслуживающегося у этого окна или в кабинете. В зоне ожидания установлены главные информационные табло системы, которые могут быть выполнены в виде простых светодиодных панелей, либо в виде экрана монитора или телевизора, на котором может так же демонстрироваться информация о новых услугах, предоставляемых компанией, или другая информация, которую необходимо донести до клиентов.

1. Подойдя к терминалу, клиент выбирает на сенсорном экране нужную ему услугу или специалиста, аппарат выдает ему талон, на котором в числе прочего напечатан номер очереди клиента, название операции, количество человек в очереди (опционально), стоящих перед ним, а так же дату и время печати талона.

2. Далее посетитель проходит в зону ожидания, где может спокойно ждать своей очереди.

3. Оператор, закончивший работу с очередным клиентом, нажимает кнопку "Следующий" на пульте вызова, номер вызванного клиента отображается на главном табло в зоне ожидания, а так же на операторском табло вызвавшего его оператора, одновременно подается оповещающий звуковой сигнал или голосовой вызов клиента. При необходимости специалист может перенаправить клиента в другую очередь, нажав на пульте оператора кнопку "переадресовать". При этом посетителю не нужно получать дополнительный талон. Такая возможность необходима при необходимости первичного обслуживания у специалиста, или, например, при работе регистратуры в медучреждениях.

4. Клиент, ожидающий своей очереди, услышав звуковой сигнал или голосовой вызов и видя на главном табло номер своей очереди, номер окна или кабинета, куда ему нужно подойти, и стрелку направления, помогающую найти нужное ему окно, подходит к рабочему месту вызвавшего его оператора или специалиста для обслуживания.

Существуют три основных варианта комплектации системы электронной очереди:

Первый вариант с использованием светодиодных табло и физических пультов. Однако он требует прокладки линий коммуникаций для соединения компонентов системы, а так же источников питания в местах их установки.

Другой вариант с использованием жидкокристаллических мониторов в качестве табло и виртуальных пультов операторов, который может использовать уже существующие компьютеры и локальные сети передачи данных Заказчика.

Третий вариант - смешанная система, содержащая элементы первых двух.

Возможности системы:

1. Управление режимами приёма посетителей в соответствии с принятыми регламентами: автоматическое распределение посетителей между специалистами одной очереди, или создание отдельной очереди на каждого специалиста, возможность выписки талонов только на активных специалистов и т.п.

2. Гибкая и удобная настройка всех параметров системы:

- Добавление, редактирование и удаление пользователей системы, в том числе указание должности, разграничения уровня доступа, задание рабочего места (кабинета), установка очередей, обслуживаемых специалистом, и другие настройки.

- Редактирование графика приема посетителей.

- Возможность обслуживания одним специалистом нескольких очередей или одной очереди несколькими специалистами.

- Возможность быстро изменять состав и наименования очередей, задание индивидуального режима работы каждой из очередей, группировка очередей для упрощения навигации в информационном киоске и т.п.

- Задание параметров приёма посетителей.

- Режима и пути резервного копирования базы данных.

- Гибкая настройка внешнего вида главного информационного табло: оформления, режима отображения, задания одной или нескольких бегущих строк, вывод статических текстовых блоков.

- Возможность ограничивать отображение и звуковое воспроизведение приглашений для заданного списка очередей, что позволяет реализовать зонирование посетителей.

- Редактирование внешнего вида экрана терминала.

- Редактировать внешний вид и информацию, печатаемую на талоне.

- Контролировать выданные и отработанные талоны.

- Задание индивидуального режима и периодичности воспроизведения произвольных аудио- и видеороликов любых форматов для каждого монитора, используемого в качестве главного информационного табло.

3. Ведение подробной статистики по выписанным и отработанным талонам:

- по нагрузке специалистов;

- по среднему времени приёма каждым из специалистов;

- по времени простоя специалистов;

- по времени ожидания вызова посетителями (рассчитывается среднее, минимальное и максимальное время ожидания посетителей в очереди в разрезах специалистов, очередей, в целом по организации, за различные промежутки времени).

4. Возможность анализа статистики при помощи информативных отчётов.

5. Возможность дополнительного информирования посетителей различными способами: 

- бегущая строка на главном информационном табло (может быть несколько);

- статический текст на главном информационном табло;

- дополнительный текст на печатаемом талоне посетителей;

- аудио- и видеоролики, воспроизводимые в заданные промежутки и с установленной периодичностью.

Внедрение автоматической системы управления очередью позволит организовать правильный поток клиентов, избавить их от утомительного стояния в "живой" очереди, а также эффективно управлять организацией в целом.

Процесс внедрения начинается с проектирования системы согласно техническому заданию клиента. Проект системы управление очередью включает в себя расчет требуемого состава аппаратного и программного обеспечения, который позволит решить поставленные задачи.

Финансовая составляющая проекта включает в себя стоимость оборудования и программного обеспечения по ценам производителя, и услуг нашей Компании, представляющих монтажные работы по установке компонентов системы, пуско-наладочные работы, работы по программированию системы под нужды заказчика, обучение персонала Заказчика работе с системой. Предварительный расчет системы можно получить, обратившись в нашу Компанию по электронной почте или по телефону (4236) 602-215. Мы можем предложить различные по комплектации, отличающиеся высоким качеством и функциональностью решения как представительского класса, так и бюджетные варианты, по привлекательным конкурентоспособным ценам.

После согласования проекта между заказчиком и исполнителем заключается договор на поставку оборудования и производство работ, в котором определяется окончательная сумма проекта, схема взаиморасчетов, сроки сдачи объекта и гарантийные обязательства исполнителя.

После внедрения система управления электронной очередью по желанию Заказчика может быть принята исполнителем на техническое сопровождение. В этом случае между заказчиком и исполнителем заключается абонентский договор на техническое сопровождение системы, в котором оговаривается стоимость и набор услуг, оказываемых исполнителем заказчику в период её эксплуатации.

Если процесс выбора поставщика предусматривает проведение соответствующего тендера, то наша Компания готова принять участие на право предоставления соответствующих услуг по поставке оборудования системы, ее монтажу и наладке, а так же при необходимости и по ее последующему обслуживанию.